Aantal aanwezige leden: 13, inclusief de bestuursleden.

01:      Opening
De voorzitter opent de vergadering om 21:10 uur en heet de aanwezigen van harte welkom.

02:      Notulen vorige vergadering, d.d. 05-10-2013
Opmerkingen op verslag:
Agendapunt 5c,kascontrole: René heeft zich vorig jaar aangemeld voor de kascontrole commissie. Dit is niet vermeld in het verslag. Tesja is gevraagd en heeft samen met Floor de kascontrole gedaan.
René biedt zich spontaan aan om komend jaar in de kascommissie zitting te nemen.

Actiepunten uit verslag:
Agendapunt 5b: Afgehandeld.
Guus heeft zich afgelopen jaar beziggehouden met het binnenhalen van sponsors. Dit heeft een positief resultaat opgebracht. De inkomsten uit adverteer opbrengsten is met de helft gestegen.
Agendapunt 9: Afgehandeld.
Op de website van Setumup is onder het kopje mini’s een link opgenomen die verwijst naar de spelregels, beschikbaar op de Nevobo site. Daarnaast is aan alle ouders van competitie spelende jeugd, gelijktijdig met het rijschema, de spelregels gemaild.
Agendapunt Rondvraag herinneringsfunctie wedstrijden:  Afgehandeld.
René heeft de haalbaarheid van de agendafunctie op de website onderzocht. Het is niet handig uitvoerbaar om dit in te stellen, bovendien zou het veel handmatig extra werk voor de wedstrijdsecretaris betekenen. René verwijst naar de mogelijkheid van het downloaden in je eigen google agenda, van de wedstrijdschema’s van de Nevobo.
Agendapunt Rondvraag, roomboterletteractie: Afgehandeld.
De organisatie van de roomboterletteractie is overgenomen door Joris en Barend.
Agendapunt Rondvraag, Facebookpagina: Afgehandeld.
Cheryl en Ingrid hebben een fb-pagina opgezet, deze loopt goed. Er wordt veel geliked. Op de website kan je artikelen ook liken en staat een doorverwijzing naar de fb-pagina.

 

03:      Ingekomen stukken en mededelingen
Er is een afzegging binnengekomen van Tineke.
Mededeling:
Frank en Barend hebben afgelopen voorjaar de cursus ‘In veilige handen’ gevolgd.  Dit gaat over seksueel overschrijdend gedrag bij vrijwilligers organisaties.
De volgende stap is het opstellen van een protocol en het aanstellen van een vertrouwenscontactpersoon.  Merel is gevraagd om deze functie op haar te willen nemen. Merel heeft dit inmiddels toegezegd.Wanneer de omgangsregels (wsl. 1 voor leden en 1 voor de trainers) opgesteld zijn, zullen deze gepubliceerd worden op de website. Hiervan wordt in de nieuwsbrief melding gemaakt.

 

04:      Jaarverslag secretaris
De secretaris verantwoordt het jaarverslag waarna deze wordt goedgekeurd. Het verslag zal op de website worden geplaatst.

05 a:   Balans en winst/verliesrekening 2013/2014

Guus geeft een toelichting op de financiële stukken. De volgende posten worden nader verklaard:

Balans:

• Activiteitencommissie, baten bestaan voor een deel uit actie opbrengsten en voor een deel uit de contributie.
  Er staat dat er een negatief resultaat behaald is, dit is niet juist. Er is een positief resultaat voor de activiteitencommissie van € 83,08 euro.

• Afgelopen jaar zijn er een aantal nieuwe shirts aangeschaft, er staat nu nog een reserveringsbedrag van € 179,99.

Winst/verliesrekening:

• De post ‘Overige Adm kosten’ betreft o.a. de aanschaf van een nieuwe licentie voor het gebruik van het IBAN administratiepakket.
• Representatiekosten betreffen o.a. consumpties scheidsrechters, bedankjes toernooi, borrel nieuwjaarstoernooi, kaartjes
• Acties, van de opbrengst van de acties wordt 25% doorgesluisd naar de Activiteitencommissie.
• Subsidies, we ontvangen geen extra subsidie meer voor de organisatie van het scholenvolleybaltoernooi.
• Sponsoractie betreft dit jaar naast de gebruikelijke opbrengst van de Rabo fietstocht ook opbrengsten uit de MCD sponsoractie en een gift van Adri du Pau.

Verklaring verschillen begroting en werkelijk gemaakte kosten:

• Representatiekosten zijn hoger uitgevallen dan begroot, dit heeft als reden dat afgelopen jaar meer aandacht is besteed aan de bedankjes bij het mini-toernooi. Omdat er meer is ingekocht zullen de kosten voor komend jaar een stuk lager zijn. Daarnaast zijn de prijzen van de consumptiebonnen verhoogd.
• Adm. kosten: er was in de begroting geen rekening gehouden met het IBAN pakket.
• Huur sporthal: het uurtarief voor huur van de zaal op vrijdagavond is verhoogd.
• Materiaal: afgelopen jaar zijn er nieuwe ballen aangeschaft.

 

Na deze toelichting van Guus worden zowel de Balans als de Winst- en Verliesrekening  ongewijzigd goedgekeurd.

Er is het afgelopen seizoen een klein negatief resultaat geboekt van € 25,05.

 

05 b:   Begroting 2014/2015

De begroting voor het komende seizoen wordt doorgenomen.

Er word een positief resultaat van € 115,00 begroot.

 

Voor adverteerders wordt komend seizoen hetzelfde bedrag begroot, een aantal ondernemers hadden aangegeven mogelijk dit jaar wel te willen adverteren. De verwachting is ook dat een aantal adverteerders na 1 jaar weer stoppen. Per saldo zullen de inkomsten dan gelijk blijven.

 

Vraag van Barend, dienen we als vereniging ieder jaar ons maatschappelijke betrokkenheid aan te tonen voor ontvangst van subsidie? Dit is niet echt duidelijk, we hebben nu eenmalig aangegeven in welke vorm wij bijdragen aan de MAG. De verwachting is wel dat de bijdrage (subsidie) na verloop van tijd wordt afgebouwd. Hierover is nog geen verdere informatie bekend.

 

05 c:   Kascontrole
De kas is gecontroleerd door Floor en Tesja. Zij hebben de kas goedgekeurd en hier een schriftelijke bevestiging van afgegeven aan het bestuur. De verklaring wordt voorgelezen. Guus wordt bedankt voor zijn inzet en duidelijke toelichting.

 

Een opmerking van de kascommissie is dat er geen afschriften van de spaarrekening beschikbaar zijn va. januari 2014. Dit heeft als reden dat alle afschriften digitaal staan. Voor volgend jaar wordt afgesproken dat er een afdruk gemaakt wordt van het digitale afschrift.

 

06:      Contributie
We hebben dit jaar een verlies van € 25,05 euro gedraaid, de jaren daarvoor een bescheiden winst. Onder aan de streep draaien we aardig quitte. Het bestuur ziet geen reden om de contributie op dit moment te verhogen en stelt derhalve voor om de contributie gelijk te houden.
De ledenvergadering stemt unaniem in met het voorstel om de contributie gelijk te houden.

 

07:      Technische zaken
Heren:
Er is een nieuwe trainer voor de herenteams, Lex. Lex coacht ook de Heren-1 bij de wedstrijden.
De heren zijn goed bezet, er zijn dit jaar opnieuw twee teams. Frank is overgegaan naar de recreanten.

 

Dames:
De trainingen worden opnieuw gegeven door Albert.
Afgelopen seizoen zijn een aantal spelers uit dames-2 vertrokken. Het zag er naar uit dat de bezetting te krap zou zijn voor twee dames teams. Inmiddels zijn er twee nieuwe dames bijgekomen. Er zijn nu in totaal 16 competitie spelende dames, voldoende voor het handhaven van 2 teams.

 

Meisjes team:
Barend is gestopt met training geven, Saskia neemt het nu tijdelijk over. Er wordt nog gezocht naar een nieuwe trainer.
Barend stelt aan het bestuur voor een trainer te zoeken die dames 2 en het meisjesteam gaat trainen. Albert kan zich dan volledig focussen op dames 1.
Floor gaat dit voorstel bespreken met Albert, daarna zullen de mogelijkheden besproken worden met de TC en de jeugdtrainer. Er zal dan op korte termijn een vacature gesteld worden op de website en in de nieuwsbrief.

08:      Ledenadministratie
Per 1 oktober heeft Setumup 89 leden.
Het ledenbestand is tussen 1 september en 1 oktober gestegen met 4 leden, dat is een positief gegeven.

 

09:      Jeugdzaken
Er zijn momenteel 29 jeugdleden, welke verdeeld zijn over

• Meisjesteam, trainer Saskia, 6 spelers, een dunne bezetting, maar een ontzettende enthousiaste groep meiden. Het is gewenst om dit team bi elkaar te houden.
• Mix-team, trainer Frank, 11 spelers
• Mini’s, trainer Cheryl, 11 spelers.

 

Een aantal mini’s zullen aan het eind van dit jaar overgaan naar de jeugd, de verwachting is dat er dan 3 jeugdteams competitie gaan spelen.

 

Afgelopen seizoen is, na een aantal jaren weggeweest, weer afgesloten met een ouder/kind toernooi. Dat was ontzettend leuk, dit seizoen zal weer afgesloten worden met een ouder/kind toernooi.

 

Afgelopen zaterdag, 4 oktober, is de eerste ronde van het mini toernooi georganiseerd door Setumup. Het is goed verlopen, er waren niet heel veel teams, maar dat is een bekend gegeven aan het begin van het toernooi.

 

Voor 18 februari 2015 is het volgende scholenvolleybal toernooi gepland.

10:      Recreanten
Het aantal recreanten is ongeveer gelijk gebleven,
Emmy is gestopt met volleybal. Als nieuwe spelers bij de recreanten zijn Frank en Petra verwelkomd.
Zolang het jeugd meisjes team traint van 18.30 – 19.45 uur, zullen  de recreanten vanaf half negen i.p.v. negen uur starten met de training.

 

11:      Verkiezing bestuursleden
Frank, voorzitter, treedt na 18 jaar af en stelt zich herkiesbaar. Hij wordt met algemene stemmen herkozen.

 

Guus, penningmeester,  treedt na 4 jaar af en stelt zich herkiesbaar.Hij wordt met algemene stemmen herkozen.

 

Mirella,  wedstrijdsecretaris,  treedt na 4 jaar af en stelt zich herkiesbaar. Zij wordt met algemene stemmen herkozen.

 

Angela, secretaris,  treedt na 4 jaar af en stelt zich herkiesbaar.Zij wordt met algemene stemmen herkozen.

 

Frank wordt door Joop bedankt, de overige bestuursleden die aftreden worden door de voorzitter bedankt voor hun inzet en krijgen als dank een mooie bos bloemen.

 

12:      Rondvraag
Joop:
Wil graag benadrukken dat de shirts in bruikleen worden afgegeven. Wanneer een lid opzegt, dient het shirt teruggegeven te worden aan de vereniging. Degene die afgelopen jaar hebben opgezegd en waarvan het shirt nog niet terug is, zullen gebeld worden. Het shirt wordt dan opgehaald.

Ans:
De nieuwe netten zijn een ramp. Ze hangen zo slap dat er niet gevist kan worden. Verzoek aan het bestuur om hier achteraan te gaan. Het is onacceptabel. Frank heeft het probleem met de netten al op zijn actielijst staan en zal hierover contact opnemen met Ton van Tol.

Cheryl:
De ballen mogen wel wat vaker opgepompt worden. Frank neemt dit op met Hugo, de materiaalman.

Saskia:
De telborden zijn toe aan vervanging, ze zijn vies en kapot.
Ook de telborden staan reeds op de actielijst van Frank om daarover contact te zoeken met Ton.

Guus Vernooij:
Verzoek aan de aanvoerders van de teams om te zorgen dat er actuele teamfoto’s gemaakt worden, zodat deze op de website geplaatst kunnen worden.

Frank:
Nieuwjaarstoernooi wordt gepland op 6 januari 2015.
Het seizoen 2014-2015 zal wederom afgesloten worden met een beachvolleybal toernooi.

 

13:      Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen en sluit de vergadering om 22.30 uur. De voorzitter nodigt alle aanwezigen uit voor een drankje van de vereniging.