Locatie: Het Spant, Leimuiden
Datum: 05-10-2013
Aanwezig:    De bestuursleden:

Frank van Klink (voorzitter)
Guus Vernooij
Mirella van Schagen
Joop Post
Saskia Brussen
Angela van Haasteren (secretaris)

 Aantal aanwezige leden: 12, inclusief de bestuursleden.

01:      Opening
De voorzitter opent de vergadering om 21:15 uur en heet de aanwezigen van harte welkom.

02:      Notulen vorige vergadering, d.d. 28-09-2011
Na aanpassing van een tekstuele fout op pagina 1, “De secretaris verantwoordt het jaarverslag waarna deze dit…..” worden de notulen onder dankzegging goedgekeurd.

03:      Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn afzeggingen binnengekomen van Tineke Munsterman, Floor en Ans Straathof, Monica Disseldorp (moeder Damian) en Jacco Blom.

Binnengekomen stukken:

• Informatie over de Maatschappelijke Agenda (MAG). De voorzitter licht de
  MAG toe. Vanaf 2014 wordt de subsidie vervangen door een maatschappelijke bijdrage. De bijdrage wordt alleen dan ontvangen, wanneer je als vereniging kan aangeven dat de activiteiten bijdragen aan de Maatschappelijke agenda. Setumup heeft aangegeven op de volgende manier bij te dragen aan de MAG:
  • scholenvolleybaltoernooi voor scholen Leimuiden/Rijnsaterwoude (doel: jeugd in beweging krijgen)
  • Stratenvolleybaltoernooi voor iedereen uit Leimuiden (doel: volwassenen in beweging krijgen)
  • Aanbieden maatschappelijke stage voor de jeugd.
  • Aanstellen vertrouwenscommissie, voor het signaleren of melden van ongewenst gedrag binnen de vereniging.
  • Organisatie oude knarrentoernooi (doel: ouderen in beweging en uit hun isolement halen)

Het bedrag aan bijdrage zal in 2014 iets minder zijn dan het jaarlijkse subsidie bedrag uit 2013. Voor de organisatie van het scholenvolleybal toernooi zullen we in 2014 geen extra bijdrage meer ontvangen.
De verwachting is dat de bijdrage in de toekomst verder zal gaan verminderen.

04:      Jaarverslag secretaris
De secretaris verantwoordt het jaarverslag waarna deze, na een paar aanpassingen wordt goedgekeurd. Het aangepaste verslag zal op de website worden geplaatst.

 05 a:   Balans en winst/verliesrekening 2012/2013
Guus geeft een toelichting op de financiële stukken. De volgende posten worden nader verklaard:
Balans:

• vooruitbetaalde bedragen: dit betreft de vooruitbetaling voor de grote clubactie van dit seizoen. De loten zijn al voor de vakantie betaald.
• Nog te ontvangen bedragen: er is iets fout gegaan bij de automatische incasso, dit bedrag moet nog geïnd worden.
• Activiteitencommissie, restant Beach-uitje: voor de afsluitende avond in de Beach hebben de leden een eigen bijdrage betaald, het overschot is opgenomen in de activiteitencommissie voor toekomstige uitjes.

Winst/verliesrekening:

• De post zaalhuur is lager dan afgelopen seizoen, de reden hiervan is dat de zaal minder avonden gehuurd wordt voor wedstrijden waardoor er meestal ook meerdere velden bezet zijn.
• Nevobokosten zijn lager dan afgelopen seizoen met als reden dat de teamgelden zijn verlaagd.
• De trainerskosten zijn gestegen, vanaf vorig seizoen hebben we weer de beschikking over 2 trainers.

Op de Balans is geen reservering van shirts opgenomen. Vanuit de ledenvergadering wordt gevraagd of dit voor de toekomst niet noodzakelijk is, omdat op enig moment vervanging van shirts aan de orde zal zijn. Dit is niet echt meer noodzakelijk, indien aanschaf shirts op enig moment noodzakelijk blijkt te zijn, kan dit bekostigd worden uit het eigen vermogen. Op korte termijn zijn er met name nieuwe shirts nodig voor de jeugd. Er zullen shirts worden bijbesteld.

Na deze toelichting van Guus worden zowel de Balans als de Winst- en Verliesrekening ongewijzigd goedgekeurd.
Er is het afgelopen seizoen een positief resultaat geboekt van € 462,32.

De opbrengsten van de acties waren als volgt:

• Grote Clubactie € 340,20
• Roomboterletteractie € 1.139,05
• Rabofietstocht € 57,50

05 b:   Begroting 2013/2014
De begroting voor het komende seizoen wordt doorgenomen.
Ook voor dit seizoen is een positief resultaat begroot.

Voor adverteerders staat voor komend seizoen opnieuw een bedrag ad         € 400,00 begroot. Barend Vernooij vraagt of er, door overgang op een digitale nieuwsbrief, adverteerders afgehaakt zijn. Buiten een wisseling van de autorijschool, Bezuur naar Addy v.d. Hoek, heeft  alleen de Spantbar aangegeven over te willen gaan naar een kleinere advertentie. Dit seizoen zal door het bestuur actie ondernomen worden, met als doel meer adverteerders binnen te halen (Actiepunt Bestuur)

Voor Materieel staat een bedrag ad € 50,00 begroot. Frits van der Zee geeft als terechte opmerking aan, dat dit wellicht te krap begroot is. Het is bekend dat een aantal slechte ballen komend seizoen vervangen moeten worden.

Voorstel van Cheryl van der Hoorn is om de rabofietstocht meer te promoten bij de jeugd. Dit zal een positief effect geven op de clubkas. Het voorstel wordt ondersteund door de aanwezigen.

05 c:   Kascontrole
De kas is gecontroleerd door Edwin Rietdijk en Floor Straathof. Zij hebben de kas goedgekeurd en hier een schriftelijke bevestiging van afgegeven aan het bestuur. Guus, onze penningmeester, wordt bedankt voor zijn inzet, duidelijke uitleg en complete documentatie.

06:      Contributie
Het voorstel van het bestuur is om de contributie gelijk te houden.
De ledenvergadering stemt unaniem in met het voorstel om de contributie gelijk te houden.

07:      Technische zaken
In de competitie spelen dit jaar 2 dames- en 2 herenteams.

De dames zijn teruggegaan van 3 naar 2 teams. Beide teams zijn vrij ruim bezet, nu er drie dames zwanger zijn, komt dit goed uit.

H2 heeft een aantal jongens overgekregen uit de jeugd. Tijdens de trainingen, samen met H1, is nu een groot verschil in techniek. Ad is momenteel aan het bekijken hoe de training op een zo effectief mogelijk manier gegeven kan worden.

Ook dit seizoen beschikken we over twee vaste trainers, Ad voor de Heren, Albert voor de Dames.

08:      Ledenadministratie
Per 1 oktober heeft Setumup 88 leden.
Er hebben zich bij de jeugd 3 nieuwe jongens aangemeld. Dit is positief nieuws voor de toekomst.
De spelerspassen zijn geregeld. Nadat vorig jaar iedereen om een nieuwe pasfoto was verzocht, blijkt de Nevobo toch de oude foto’s gebruikt te hebben.

09:      Jeugdzaken
Er spelen dit seizoen 2 jeugdteams in de competitie,
Meiden-team, getraind door Barend (di. 19.15 uur – 21.00 uur)
Mix-team, getraind door Frank (di. 18.30 – 19.30 uur)
De mini’s worden getraind door Cheryl (di. 18.30 – 19.30 uur)

Het 1^ste mini-toernooi dit seizoen wordt georganiseerd in het Spant, er wordt een beroep gedaan op leden die willen scheidsrechteren tijdens dit toernooi.

Voor di. 3 december staat het Sinterklaastoernooi weer op de agenda, waarbij alle jeugd een leuke verassing krijgen.

Er wordt nog bekeken of er weer een jeugduitje georganiseerd gaat worden of dat er afgesloten wordt met bv. een familie toernooi.

Petra (de moeder van Sven Bosman) heeft een aantal vragen tav. de jeugd:

• hoe zit het met de communicatie?
  • Algemene communicatie wordt verstuurd naar de (ouders van) leden door de wedstrijdsecretaris en / of secretaris.
  • Teamaangelegenheden worden verzorgd door de trainer (in dit geval Frank), denk hierbij aan rijschema etc.
• waar is meer te vinden over reglementen, spelregels etc. ?
  • de regels zijn te vinden op de site van Nevobo. Er gelden voor de jeugd spelregels op verschillende niveaus, dit wordt duidelijk uitgelegd.

Er wordt als tip gegeven om de informatie voor de ouders van de jeugd op te nemen op de website van Setumup of via een link het direct beschikbaar maken van de info op de site van Nevobo. (Actie Saskia).

 10:      Recreanten
Door het vertrek van Rene Pol, beschikken we momenteel nog over drie trainers die volgens een roulatie – systeem training geven. De 4^de en ev. 5^de dinsdag van de maand wordt er een partijtje gespeeld.

De recreanten zijn verdeeld in twee teams die dit seizoen op verschillende niveaus spelen. Recreanten-1 speelt in de 1^ste klasse, Recreanten-2 speelt in de 2^de klasse in de poule Rijnland

11:      Verkiezing bestuursleden
Joop Post, ledenadministratie, treedt na 14 jaar af en stelt zich herkiesbaar.
Hij wordt met algemene stemmen herkozen.
Saskia Brussen, Jeugdcoördinator, treedt na 4 jaar af en stelt zich herkiesbaar.
Zij wordt met algemene stemmen herkozen.

Zowel Joop als Saskia worden door de Voorzitter bedankt voor hun inzet en hiervoor beloond met een mooie bos bloemen.

12:      Rondvraag
Angela Keijzer:
Vorig jaar tijdens de ledenvergadering had Ans Straathof de vraag geuit of er geen alternatief bedacht kan worden voor de ledenvergadering gezien het aantal leden wat afkomt op de vergadering. Angela geeft aan dat de vraag van Ans in overweging is genomen door het bestuur, er is nagedacht over een alternatief of andere opzet voor de ledenvergadering. De conclusie is dat men als vereniging verplicht is, jaarlijks een ledenvergadering te organiseren. Combineren met een workshop of met een toernooi lijkt het bestuur niet gewenst, omdat je de mensen geen verplichting wilt opleggen om de vergadering bij te wonen. Uiteindelijk is besloten om de huidige opzet vooralsnog niet te wijzigen.

Guus Vernooij:
Vraag vanuit een lid, of er mogelijkheden zijn om herinneringen te sturen via mail of sms voor de scheidsrechter- of telbeurt.
Er zijn tools beschikbaar die een automatische herinnering versturen, dit zal wel betekenen dat er een agendafunctie ingericht moet worden. De meeste leden zijn er van overtuigd dat het een eigen verantwoordelijkheid is om je tel- , scheidsrechter beurten te bewaken. Rene Prevo, zal kijken wat er op de website van Setumup in deze voor mogelijkheden zijn. (Actie Rene Prevo)

Barend Vernooij:
Tijdens het bespreken van de MAG is door SUU aangegeven dat er een vertrouwenscommissie wordt aangesteld, wat wordt daarmee exact bedoeld?
De bedoeling is dat er binnen de vereniging 1 a 2 leden worden aangesteld als vertrouwenspersoon. Deze personen zullen aanspreek punt worden indien sprake is van de signalering van ongewenst gedrag van leden of andere personen die betrokken zijn bij Setumup.

Cheryl van der Hoorn:
Blijft de roomboterletter actie bestaan? Ervaring is dat veel mensen wel de letter kopen, maar regelmatig krijgen de verkopers te horen dat de letters duur zijn, is het een idee om een tweede ‘goedkoper’ artikel toe te voegen aan de verkoop?

Joop reageert op het toevoegen van een tweede artikel, dit lijkt organisatorisch niet haalbaar. Daarnaast staan de roomboterletters van SUU als zeer goed bekend, de prijs is al een aantal jaren niet verhoogd en de verkopen zijn nog steeds goed. Besloten wordt om de actie onveranderd door te laten gaan. Joop en Marian stoppen met de coördinatie, dit zal overgenomen worden door Barend Vernooij en Joris van Velzen. Joop zorgt voor de overdracht. (Actiepunt Joop)

Cheryl biedt zich daarnaast aan om samen met Ingrid Straathof een facebookpagina aan te maken voor Setumup en deze ook te beheren.

Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat dit akkoord is, mits de berichtgeving zich alleen beperkt tot zaken die direct met volleybal te maken heeft.

Cheryl neemt hiertoe het initiatief en zal met René Prevo contact opnemen over de relatie van de website naar facebook.(Actiepunt Cheryl)

Frank van Klink:

• Op 7 januari 2014 is het Nieuwjaarstoernooi gepland.
• Voor de teamuitjes wordt weer € 10,00 per lid beschikbaar gesteld.
• De afsluiting bij de Beach afgelopen seizoen was zeer succesvol, het voorstel is om dit seizoen op eenzelfde wijze af te sluiten.
  

13:      Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen en sluit de vergadering om 22.30 uur. De voorzitter nodigt alle aanwezigen uit voor een borreltje van de vereniging.