Notulen Ledenvergadering

Locatie: Het Spant, Leimuiden
Datum: 16-09-2015

Aanwezig: De bestuursleden:
Guus  (vervangend Voorzitter)
Mirella
Joop
Saskia
Angela (secretaris)

Aantal aanwezige leden: 12, inclusief de bestuursleden.

01: Opening
Frank is vanavond afwezig, Guus is vanavond vervangend voorzitter, hij opent de vergadering om 21:15 uur en heet de aanwezigen van harte welkom.

02: Notulen vorige vergadering, d.d. 08-10-2014
Opmerkingen op verslag, worden gewijzigd. Met in acht name van deze wijzigingen worden de notulen vastgesteld.

03: Ingekomen stukken en mededelingen
Er is een afzegging binnengekomen van Floor.

Mededeling:
Vorig jaar is een start gemaakt met het scheppen van een veilig sportklimaat bij Setumup. We hebben als vereniging een aantal maatregelen genomen om ongewenst gedrag te voorkomen of te signaleren. Er zijn gedragsregels opgesteld die in de nieuwsbrief en op de website zijn gepubliceerd. Merel  is aangesteld als vertrouwenspersoon binnen de vereniging, bij vragen kan contact met haar worden opgenomen.
Voor de trainers wordt een VOG (Verklaring omtrent het Gedrag) aangevraagd.

04: Zaalhuur tijdens competitie-avonden
Afgelopen seizoen is het bestuur er meerdere malen, door Ton, op geattendeerd dat de zaal niet tijdig leeg is. Wedstrijden lopen uit of trainingen stoppen niet op tijd.
Binnen het bestuur is hierover gesproken en de noodzakelijkheid overwogen om de zaal een half uur langer te huren. De oorzaak lijkt echter te liggen in het niet tijdig beginnen aan de wedstrijden. Besloten is om de regels hiervoor aan te scherpen. Het bestuur vraagt een ieder om te zorgen dat
– de wedstrijden op tijd beginnen
– indien het veld waarop je ingedeeld staat, nog bezet is, in te gaan spelen op een ander, vrij veld
In de winterperiode is de zaal bezet tot 19.00 uur, dan is er slechts een kwartier de tijd om in te spelen. De wedstrijden starten om 19.15 uur.
Mirella zal bovenstaande via de mail delen met de aanvoerders en scheidsrechters (Actiepunt-Mirella)

05: Setumup en een veilig sportklimaat
Dit agendapunt is reeds besproken bij de Mededelingen (agendapunt 03).

06: Jaarverslag secretaris
De secretaris verantwoordt het jaarverslag waarna deze wordt goedgekeurd. Het verslag zal op de website worden gepubliceerd.

07 a: Balans en winst/verliesrekening 2014/2015
Guus geeft een toelichting op de financiële stukken. De volgende posten worden nader verklaard:
Balans:
– De Balans kent dit seizoen een negatief resultaat, de voornaamste reden hiervoor is:
o Adverteerbaten staan dit seizoen op 0. Bij de overgang naar de nieuwe opzet van de website en nieuwsbrief zijn de adverteerderskosten de afgelopen 2 seizoenen heel laat in het seizoen geïnd, deze baten zijn toen geboekt op het voorgaand seizoen. Nu gaan we over op innen aan het begin van een seizoen, de adverteerderskosten van begin dit seizoen zullen derhalve pas volgend jaar zichtbaar zijn op de balans. Verwachting is dat dit een bedrag is van € 550,-. Een aantal adverteerders hebben aangegeven naast de nieuwsbrief ook op de website te adverteren. Daarnaast is Guus begonnen met het aanschrijven van een aantal nieuwe potentiele adverteerders.
o Sponsoracties (Rabofietstocht en MCD spaaractie) zijn dit jaar beduidend lager dan vorig seizoen.
o Trainerskosten hoger door inzet van 2 externe trainers
o Extra kosten gemaakt door organisatie van een smashball clinic
o Ter ere van de 30ste keer stratenvolleybal zijn er als aandenken openers met het SUU logo aan alle deelnemers verstrekt.
o Nevobokosten hoger dan voorgaand jaar.
– Bijdrage aan shirts door nieuwe leden is toegevoegd aan de reservering shirts. Reservering is momenteel €234,99. Dit seizoen zullen er nog geen nieuwe shirts aangeschaft hoeven te worden. De oude shirts zijn niet meer te krijgen, op het moment dat er nieuwe shirts aangeschaft moeten worden, is het idee om dan 1 team in nieuwe shirts te laten spelen.
o Joris vraagt zich af waarom er geen reservering voor shirts heeft plaatsgevonden,nu we binnen een aantal jaar moeten overgaan op nieuwe shirts. De noodzaak hiervan wordt onderkent en Guus zal komend seizoen een reservering opnemen, er is momenteel voldoende kapitaal aanwezig.

Na deze toelichting van Guus worden zowel de Balans als de Winst- en Verliesrekening ongewijzigd goedgekeurd.
Er is het afgelopen seizoen een negatief resultaat geboekt van € 997,15.

07 b: Begroting 2015/2016
De begroting voor het komende seizoen wordt doorgenomen.
Er wordt een positief resultaat van € 125,00 begroot.
– Door het afnemend aantal leden zal de contributie opbrengst iets lager zijn.
– De adverteerdersbaten zullen hoger uitvallen door mogelijk nieuwe adverteerders en uitbreidingen van het pakket (naast nieuwsbrief ook adverteren op de website) van huidige adverteerders.
– Subsidie van de Gemeente zal komend jaar nog niet veranderen.
– Door vertrek van een externe trainer (en vervanging door interne trainers) zullen de trainerskosten lager uitvallen.
– Komend jaar zal een aantal ballen vervangen worden en ev. tassen aangeschaft moeten worden. Dit betreft de materiaalkosten.
– Verder worden geen extreme veranderingen verwacht, voorlopig resultaat hierdoor op € 125,- positief.

Tesja vraagt zich af waarom externe trainers meer vergoeding krijgen dan interne trainers. De reden hiervoor is dat het opleidingsniveau van externe trainers veelal hoger is.

07 c: Kascontrole
De kas is gecontroleerd door Tesja en Rene.
Tesja leest de verklaring van goedkeuring voor, er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Guus wordt bedankt voor zijn inzet en toelichting.

08: Contributie
Ondanks het negatieve resultaat op de balans lijkt er geen noodzaak om de contributie te verhogen.
Het voorstel is om de contributie gelijk te houden.
De ledenvergadering stemt unaniem in met het voorstel om de contributie gelijk te houden.

09: Technische zaken
Wisseling van de wacht in de Technische Commissie: Cheryl vervangt Floor.

Heren:
Lex traint dit seizoen de herenteams.

Dames:
De trainingen worden gegeven door Joris en Steven.
Er spelen dit seizoen 3 dames team, het meisjes A team van vorig seizoen zijn overgegaan naar de senioren. In overleg met de trainers, technische commissie en jeugd coördinator zijn de teams samengesteld.
Joris merkt terecht op dat het wat vreemd/ongemakkelijk overkomt dat er bij het beslissen van samenstelling teams mensen betrokken zijn die moeten beslissen over hun eigen positie. Dit wordt als aandachtspunt opgepakt en besproken in de bestuursvergadering hoe we hier in de toekomst mee om willen gaan (Actiepunt-Bestuur)

Jeugd:
Frank, Cheryl en Saskia zijn gestopt met training geven. Dit is overgenomen door Tesja voor JB1 en Anouk en Amy de voor JC1.
Alle mini’s zijn overgegaan naar de jeugd. Er zijn nu geen mini’s, dit is een zorgpunt.

10: Ledenadministratie
Per 1 september heeft Setumup 80 leden.
Het ledenbestand wordt ieder jaar iets minder.
De aanwezige leden doen het voorstel om eens goed na te denken over hoe we nieuwe leden kunnen werven. Joris stelt voor om een denktank op te richten die hierover gaat brainstormen. Dit voorstel wordt aangenomen, het bestuur zal hiervoor het initiatief nemen (Actiepunt-Bestuur).

11: Jeugdzaken
De trainingen met de nieuwe trainers lopen goed.

Dit seizoen zullen er weer activiteiten voor de jeugd worden georganiseerd, zoals het scholenvolleybaltoernooi.
Voorafgaand aan het scholenvolleybal toernooi worden door de combinatiefunctionaris trainingen gegeven.

Ook Smashbal zal dit jaar weer aandacht krijgen.

12: Recreanten
Recreanten spelen dit jaar in dezelfde klasse (mix B Rijnland).
Het aantal recreanten is krap, in totaal 15. Ook hier is nieuwe aanwas zeer wenselijk.
Voorafgaand aan de wedstrijden wordt geïnventariseerd of bij alle wedstrijden genoeg bezetting is, de verwachting is dat er bij beide teams ingevallen moet worden. Wanneer er niet genoeg spelers zijn, zal de wedstrijd verplaatst worden.

13: Verkiezing bestuursleden
Joop, ledenadministratie, treedt na 16 jaar af. Buiten de vergadering om heeft Floor te kennen gegeven dat zij deze functie wil overnemen. Floor is vandaag, wegens ziekte, niet aanwezig maar wordt met algemene stemmen gekozen.

Joop wordt door Guus bedankt voor zijn inzet van de afgelopen 16 jaar en krijgt als dank een paar lekkere flessen wijn.
Saskia, jeugd coördinator, treedt na 6 jaar af. Tesja stelt zich beschikbaar om deze functie over te nemen. Tesja wordt met algemene stemmen gekozen.
Saskia wordt door Guus bedankt voor haar inzet en krijgt als dank een mooie bos bloemen.
Floor en Tesja worden welkom geheten in het bestuur.

12: Rondvraag
Cheryl:
– Cheryl vraagt om aanschaf van ballentassen. Er is nu maar 1 ballentas beschikbaar.
o Er moeten meer ballentassen zijn, er zijn er 3 in omloop, maar onduidelijk waar deze zich bevinden. Het bestuur zal aan Hugo, als materiaalmeester, vragen te achterhalen waar deze tassen nu zijn. Er moet afgesproken worden dat de tassen na gebruik in de grijze kast worden gelegd. (Actiepunt-Hugo via Bestuur)
Mirella:
– Het animo voor beachvolleyballen als afsluiting van het seizoen, lijkt wat terug te lopen. Zijn er ideeën voor een andere activiteit als afsluiting?
o De indruk dat de animo terugloopt leeft niet echt, alle aanwezigen vinden het nog een leuke afsluiting. Mirella zal het voorleggen in de mail aan de aanvoerders en peilen of er nog nieuwe ideeën zijn (Actiepunt-Mirella).
Guus:
– Guus gaat eerdaags nieuwe potentiele adverteerders benaderen, als er onder de leden nog vrienden, kennissen, werkgevers o.i.d. zijn die willen adverteren, gaarne dit doorgeven aan Guus?
Joris:
– Joris geeft aan wel zitting te willen nemen in de nieuw op te zetten denktank.
Ook heeft Joris wel ideeën hoe we de sponsoring wat aantrekkelijker kunnen maken. Hij neemt hierover contact op met Guus.
Ans:
– Vorig jaar geklaagd over de netten, en nu nog steeds zijn de netten niet optimaal. Er kan nog steeds niet gevist worden!
– Afgelopen seizoen is dit al een aantal keren aangekaart bij Ton, er hebben ook diverse veranderingen plaatsgevonden. Recentelijk zijn er weer klosjes bevestigd zodat de netten weer strak getrokken zouden kunnen worden. Dit is echter niet het geval, de netten blijven wat bol staan. Het bestuur neemt dit opnieuw op met Ton (Actiepunt-Bestuur).
– Tijdstip van de ledenvergadering te laat.
o Het probleem is dat er eerder geen ruimte is in het Spant. Voorstel wordt gedaan om dan een andere locatie te zoeken. Dit wordt besproken in het bestuur (Actiepunt-Bestuur).

14: Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde dankt de vervangend voorzitter de aanwezigen en sluit de vergadering om 22.50 uur. De voorzitter nodigt alle aanwezigen uit voor een drankje van de vereniging.